Una agencia puede crecer y descubrir que el equipo dedica cada vez más tiempo a recopilar informes, pedir accesos y perseguir datos. Automatizar ayuda cuando el proceso ya está claro. Estos seis puntos sirven para localizar el primer piloto, no para asumir que todo debe quedar sin intervención humana.
Los 6 procesos críticos a automatizar en una agencia
- 1. Reporting de clientes: el dashboard se actualiza solo y el equipo solo revisa y comenta
- 2. Gestión de demanda: registrar contactos, asignar responsable y seguir solicitudes o comunicaciones autorizadas
- 3. Onboarding de nuevos clientes: brief, accesos, contrato y kick-off en un flujo automático
- 4. Seguimiento de propuestas: recordatorio automático a las 24h, 3 días, 7 días
- 5. Generación de propuestas: plantilla inteligente que se adapta al brief del cliente
- 6. Alertas de rendimiento: notificación automática cuando una campaña baja del umbral acordado
El reporting automático: cuánto tiempo se lleva hoy
Multiplica los clientes activos por las horas semanales que dedicáis al informe de cada uno: ese es el tiempo que hoy se va en recopilar datos. Con un dashboard automático conectado a Google Ads, Meta, GA4 y Search Console, los datos se actualizan solos y el tiempo del equipo pasa a revisar y comentar.
Prospección para agencias: primero el encaje legal
Una agencia puede definir su cliente ideal, verificar datos, preparar mensajes relevantes y medir respuestas y reuniones. En España, que el destinatario sea una empresa no autoriza por sí solo el envío promocional. Antes de automatizar una campaña, valida su encaje con el artículo 21 de la LSSI y con la protección de datos aplicable. El flujo debe detener seguimientos tras una respuesta u oposición y mantener una lista de supresión.
Automatizar el onboarding sin perder calidad
Ejemplo hipotético: al marcar una oportunidad como ganada, el sistema envía la bienvenida, solicita sólo los accesos necesarios y propone la reunión inicial. El responsable revisa que el contrato esté firmado, que los permisos sean correctos y que el brief tenga la información mínima antes de activar el proyecto. La automatización coordina pasos; la aprobación sigue siendo humana.
Responder a los leads de tus clientes
Si la agencia capta leads para sus clientes, hay un proceso más que pesa en el resultado de cada campaña: cuánto tarda alguien en responder a cada lead. Lead 60 es el sistema en marca blanca de Ace Digital para agencias de captación: responde a cada lead en menos de 60 segundos por WhatsApp (con email y SMS de respaldo), lo cualifica con dos o tres preguntas, facilita que el lead reserve una cita en la agenda del comercial y le avisa. Arrancamos unas 2 semanas después del pago; queda funcionando en 7 días desde el arranque, con una garantía de 30 días sujeta a las condiciones publicadas en la oferta, y el piloto cuesta 1.490 €.